Vous comparez les offres avant de signer un contrat de location pour votre entreprise ? Logique : les tarifs varient du simple au triple selon le modèle, le volume mensuel et les services inclus. Voici une grille de prix concrète, les facteurs qui font bouger le devis, et un comparatif honnête entre location courte, longue durée et achat.
Quel est le prix moyen d’une location de photocopieur professionnel ?
En 2026, le tarif d’une location de photocopieur professionnel se situe entre 30 € et 800 € HT par mois selon votre profil. La fourchette est large parce qu’un photocopieur multifonction couleur A3 capable d’imprimer 6 000 pages par mois n’a rien à voir avec un compact A4 pour 2 personnes.
Voici les fourchettes constatées chez les revendeurs B2B en France :
| Profil entreprise | Modèle adapté | Tarif HT/mois |
|---|---|---|
| TPE 1 à 3 personnes | Multifonction A4 compact | 30 à 60 € |
| PME 5 à 15 personnes | Multifonction A4 couleur ou petit A3 | 60 à 150 € |
| PME 15 à 50 personnes | Multifonction A3 couleur | 150 à 300 € |
| Grand compte ou besoins spécifiques | Production haut volume, traceur grand format | 300 à 800 € |
Ces tarifs s’entendent tout inclus chez les acteurs sérieux : loyer du matériel, toners, maintenance, intervention SAV et formation. Méfiez-vous des offres « à partir de 19 €/mois » qui excluent souvent les consommables et la maintenance.
Les facteurs qui influencent le tarif
Six paramètres font varier le devis. Comprendre lesquels comptent vraiment vous permet de calibrer votre demande sans surpayer :
- Le format : un A4 simple est 2 à 3 fois moins cher qu’un A3 multifonction. Si vous n’imprimez jamais de plans ou de conclusions, restez sur du A4.
- Couleur ou noir et blanc : la couleur ajoute 20 à 50 % au tarif. Pour les bordereaux et factures, le N&B suffit largement.
- Volume mensuel : un contrat dimensionné pour 2 000 pages coûte moins cher qu’un contrat 10 000 pages. Inutile de surévaluer votre besoin.
- Vitesse d’impression : 25 ppm est confortable pour une PME, 45 ppm n’a d’intérêt qu’en grands volumes.
- Options de finition : agrafage automatique, perforation, livret. Pratique mais ça gonfle la facture de 15 à 30 €/mois.
- Durée d’engagement : plus le contrat est long, plus le loyer mensuel est avantageux. Un contrat 60 mois est typiquement 30 à 40 % moins cher mensuel qu’un contrat 24 mois.
Location courte durée vs longue durée : quelle différence de prix ?
Les deux formules répondent à des usages différents et ont des tarifs distincts :
| Courte durée | Longue durée | |
|---|---|---|
| Durée | 1 à 12 mois | 24 à 60 mois |
| Tarif mensuel | Plus élevé (100 à 400 €) | Plus avantageux (50 à 250 €) |
| Cas typiques | Événement, chantier, mission temporaire | Équipement permanent de bureau |
| Délai de mise à dispo | 24 à 48h | 5 à 10 jours ouvrés |
Pour un besoin ponctuel, la location courte durée disponible en 24h permet d’éviter l’investissement long. Pour un équipement de bureau pérenne, la longue durée reste 30 à 50 % moins chère mensuellement.
Ce qui est inclus dans un contrat de location
Un bon forfait de location de photocopieur professionnel inclut absolument tout ce qui suit. Si l’un de ces éléments manque, c’est un piège :
- Loyer du matériel avec garantie pendant toute la durée du contrat
- Toners et consommables livrés automatiquement avant rupture
- Maintenance préventive programmée et illimitée
- Intervention SAV (chez les acteurs sérieux : sous 4h en IDF)
- Pièces d’usure remplacées sans surcoût (tambour, fuser, etc.)
- Déplacements techniciens intégrés
- Formation utilisateurs à l’installation
- Hotline support sur les jours ouvrés
- Mises à jour logicielles et firmware
⚠️ Le piège classique : les contrats à très bas prix (moins de 25 €/mois) qui facturent les copies au-delà d’un quota minuscule (genre 500 pages) ou qui excluent les pièces d’usure. À 5 ans, ces contrats coûtent souvent plus cher qu’une offre tout inclus à 60 €/mois.
Louer ou acheter son photocopieur : le vrai calcul financier
L’achat d’un photocopieur professionnel coûte entre 2 500 € HT (TPE) et 15 000 € HT (PME avec A3 couleur). En plus de cet investissement initial, il faut compter :
- Maintenance externe : 80 à 250 €/mois selon le contrat (pas inclus dans le matériel)
- Toners : 50 à 200 €/mois selon le volume
- Pièces d’usure et réparations : variable, mais comptez 500 à 1 500 €/an
- Dépréciation comptable : amortissement sur 5 à 7 ans
Exemple chiffré pour une PME 10 personnes équipée d’un multifonction A3 couleur :
- Achat : 8 000 € HT initial + 150 €/mois (toner + maintenance) × 60 mois = 17 000 € HT sur 5 ans
- Location tout inclus : 139 € HT/mois × 60 mois = 8 340 € HT sur 5 ans
Économie en faveur de la location : environ 8 500 € HT sur 5 ans, plus le bénéfice de ne pas immobiliser 8 000 € de cash dès la première année. C’est pour ça que la majorité des PME françaises choisissent la location aujourd’hui. Pour aller plus loin, consultez notre comparatif complet location ou achat de photocopieur.
Tarifs ScanPro à Paris et en Île-de-France
Chez ScanPro, revendeur officiel Canon depuis 28 ans, nos tarifs commencent à 59 € HT/mois pour un Canon imageFORCE C331 (A4 couleur, idéal TPE 1 à 5 personnes) et 139 € HT/mois pour un Canon imageFORCE C5140 (multifonction A3 couleur, PME jusqu’à 30 personnes). Tout est inclus : toners, maintenance, SAV sous 4h en IDF, formation.
Pour les besoins spécifiques (traceur grand format, équipement haute capacité, gros volumes), nous proposons des configurations sur-mesure avec devis personnalisé. Notre offre globale de location d’imprimante professionnelle couvre toute la gamme Canon, du A4 noir et blanc aux traceurs A0/A1.
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FAQ : vos questions sur les prix de location
Pourquoi les tarifs varient autant d’un fournisseur à l’autre ?
Trois raisons principales : le périmètre du forfait (tout inclus vs partiel), la qualité du SAV (un réseau de 65 techniciens en IDF n’a pas le même coût qu’une externalisation), et la marge prise sur les consommables. Toujours comparer à périmètre identique, en demandant le coût total sur 5 ans.
Le tarif inclut-il toutes les copies que je vais imprimer ?
Cela dépend du contrat. Chez ScanPro, le forfait couvre un volume mensuel négocié à l’audit (typiquement 2 000 à 15 000 pages selon votre profil). Au-delà, les pages supplémentaires sont facturées au coût copie unitaire, généralement entre 0,005 € et 0,05 € selon le format et la couleur. Vous payez à l’usage réel, pas à un forfait surdimensionné.
Y a-t-il un dépôt de garantie ?
Non, pas chez ScanPro. Vous payez votre premier loyer à l’installation, sans dépôt. Certains acteurs demandent 1 à 3 mois de loyer en garantie, à vérifier dans le contrat.
Que se passe-t-il en fin de contrat ?
Trois options possibles : renouveler le contrat sur la génération suivante (le matériel reste à jour), arrêter et restituer le matériel sans surcoût, ou racheter le matériel à sa valeur résiduelle si vous le souhaitez. ScanPro vous informe 90 jours avant la fin du contrat pour vous laisser le temps de décider.
Peut-on changer de matériel en cours de contrat ?
Oui, si vos besoins évoluent (croissance, déménagement, nouveau métier), nous réajustons la configuration. Le loyer mensuel s’adapte au nouveau matériel. Pour les PME en forte croissance, c’est un avantage majeur de la location par rapport à l’achat.
Besoin d’un chiffrage précis pour votre entreprise ? Nos experts ScanPro vous proposent un audit gratuit et un devis personnalisé sous 24h. Demandez votre devis ou appelez le 01 85 10 07 96.