Louer ou acheter son photocopieur professionnel ? C’est l’une des premières questions qu’on se pose avant d’équiper son entreprise. La bonne réponse dépend de votre trésorerie, de vos volumes d’impression et de la façon dont vous voulez gérer la maintenance. Voici un comparatif honnête des trois modes de financement, avec le coût réel sur 5 ans et les cas où chaque option se défend.
Les 3 façons d’équiper votre entreprise
Avant de trancher, il faut connaître les trois options réellement disponibles, car on oublie souvent le crédit-bail :
- L’achat comptant : vous payez la machine en une fois et vous en devenez propriétaire. Ensuite, c’est à vous de gérer la maintenance, les consommables et les réparations.
- Le crédit-bail (leasing) : un organisme financier achète la machine et vous la loue sur 36 à 60 mois. Les mensualités financent le matériel, mais elles ne couvrent ni les consommables ni la maintenance.
- La location tout inclus : une mensualité fixe qui regroupe le matériel, la maintenance, les pièces d’usure, les consommables et le SAV. C’est le modèle que propose ScanPro.
Le comparatif du coût total sur 5 ans
Le prix d’achat affiché ne dit pas grand-chose. Pour comparer ce qui est comparable, on regarde le coût total de possession sur 60 mois, maintenance et consommables compris. Voici un exemple pour une PME d’une dizaine de personnes équipée d’un multifonction A3 couleur :
| Sur 5 ans (PME, A3 couleur) | Achat comptant | Crédit-bail | Location tout inclus |
|---|---|---|---|
| Sortie de trésorerie au départ | ~8 000 € | 0 € | 0 € |
| Maintenance et SAV | Ã votre charge | Ã votre charge | inclus |
| Toners et consommables | Ã votre charge | Ã votre charge | inclus |
| Renouvellement du matériel | à racheter | option de rachat | inclus en fin de contrat |
| Coût total estimé sur 5 ans | ~17 000 € | ~19 000 € | ~8 300 € |
Sur cet exemple, la location tout inclus revient nettement moins cher que l’achat, et le crédit-bail finit en tête des dépenses une fois la maintenance et les consommables ajoutés. La raison est simple : en location, les toners et la maintenance sont mutualisés et négociés au volume, alors qu’en achat ou en leasing vous les payez séparément, au prix fort. Ces chiffres restent indicatifs, tout dépend de vos volumes réels et de la durée du contrat.
Ce que cache l’achat comptant
L’achat semble économique au premier regard, mais plusieurs coûts s’invitent vite dans le calcul :
- La trésorerie immobilisée : sortir 8 000 € d’un coup, c’est autant d’argent qui ne finance pas votre activité.
- L’obsolescence : une machine achetée aujourd’hui sera dépassée dans 4 ou 5 ans, sans possibilité de mise à niveau.
- Les pannes après garantie : la garantie constructeur dure souvent 1 an. Ensuite, chaque intervention se facture, pièces en plus.
- La gestion des consommables : commander, stocker et suivre les toners prend du temps et coûte indirectement.
- La revente : un photocopieur perd l’essentiel de sa valeur dès la première année.
Ce que cache le crédit-bail
Le leasing semble cumuler les avantages : pas d’investissement de départ et des mensualités fixes. Mais il y a des pièges :
- Le coût du financement : sur 60 mois, les intérêts représentent souvent 25 à 35 % du prix de la machine. Vous la payez bien plus cher qu’au comptant.
- La maintenance non incluse : contrairement à une idée reçue, le crédit-bail ne couvre ni la maintenance ni les consommables. Il faut un contrat séparé.
- Les pénalités de sortie : sortir avant le terme (déménagement, fermeture, changement de besoin) peut coûter plusieurs mois de loyer.
- La valeur de rachat : en fin de contrat, l’option d’achat est parfois plus élevée que la valeur réelle du matériel.
Pourquoi la location tout inclus l’emporte pour la majorité des PME
La location tout compris réunit les avantages des deux autres formules sans leurs inconvénients :
- Zéro investissement de départ : votre capacité d’investissement reste disponible pour votre cÅ“ur de métier.
- Un coût mensuel fixe et prévisible : une seule facture, pas de mauvaise surprise sur une panne ou un toner.
- La maintenance et le SAV inclus : chez ScanPro, intervention sous 4h en moyenne en ÃŽle-de-France, pièces d’usure comprises.
- Le renouvellement du matériel : en fin de contrat, vous repartez sur une machine récente, sans rachat.
- La déductibilité fiscale : les loyers passent en charges d’exploitation, ce qui allège votre résultat imposable.
Quand l’achat a quand même du sens
Soyons honnêtes : la location n’est pas la réponse universelle. L’achat peut se défendre si vous êtes dans l’un de ces cas :
- Vous imprimez très peu et une petite machine A4 vous suffit pour plusieurs années.
- Vous avez un budget d’investissement à amortir et un service technique interne capable de gérer la maintenance.
- Vous comptez garder le même matériel bien au-delà de 5 ans, sans besoin de monter en gamme.
Dans les autres situations, et c’est le cas de la plupart des PME, la location tout inclus reste le choix le plus souple et le plus économique sur la durée.
La location de photocopieur chez ScanPro
ScanPro est revendeur officiel Canon depuis 28 ans et propose uniquement de la location tout inclus, sur Paris et toute l’ÃŽle-de-France. Nos tarifs commencent à 59 € HT/mois pour un Canon imageFORCE C331 (A4 couleur, idéal TPE) et 139 € HT/mois pour un Canon imageFORCE C5140 (multifonction A3 couleur, PME). Tout est compris : toners, maintenance, SAV sous 4h et formation, avec 65 techniciens en ÃŽle-de-France et 25 500 machines sous contrat aujourd’hui.
Pour aller plus loin : découvrez notre offre de location d’imprimante professionnelle, le détail des prix dans notre guide des tarifs de location, et pour un besoin ponctuel notre location courte durée livrée en 48h.
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FAQ : louer ou acheter son photocopieur
Est-il plus rentable de louer ou d’acheter un photocopieur ?
Pour la majorité des PME, la location tout inclus revient moins cher sur 5 ans une fois la maintenance et les consommables pris en compte, tout en préservant la trésorerie. L’achat ne devient intéressant qu’avec de très faibles volumes ou un service technique interne.
La location de photocopieur est-elle déductible des impôts ?
Oui. Les loyers de location sont enregistrés en charges d’exploitation, donc déductibles du résultat. L’achat, lui, s’amortit sur plusieurs années.
Quelle est la différence entre crédit-bail et location tout inclus ?
Le crédit-bail finance seulement la machine : la maintenance et les consommables restent à votre charge, via un contrat séparé. La location tout inclus regroupe tout dans une mensualité unique (matériel, maintenance, pièces, toners, SAV).
Peut-on changer de matériel pendant le contrat de location ?
Oui. Si vos besoins évoluent (croissance, déménagement, nouveau métier), on réajuste la configuration et le loyer s’adapte au nouveau matériel. C’est un des gros avantages de la location face à l’achat.
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