Factur-X, UBL, CII : les formats de la facture électronique

Avec la réforme de la facture électronique, un simple PDF envoyé par email ne suffit plus. La facture doit être dans un format structuré, c’est-à-dire lisible automatiquement par les logiciels de comptabilité et les plateformes. Voici les trois formats officiels et ce qu’ils changent pour vous.

Pourquoi un format structuré ?

Un PDF classique, c’est une image pour l’œil humain, mais illisible pour une machine sans ressaisie. Un format structuré contient les données de la facture (émetteur, client, montant, TVA, échéance) dans un langage que les logiciels comprennent directement. Résultat : plus de saisie manuelle, moins d’erreurs, un rapprochement comptable automatique et un traitement de bout en bout. Tous ces formats respectent la norme européenne EN 16931, qui définit le socle commun des données d’une facture.

Les trois formats retenus

📄 Factur-X Un format hybride : un PDF lisible par l’humain, avec un fichier de données XML embarqué à l’intérieur. On voit une facture normale, la machine lit les données. Le plus accessible, idéal pour les PME et TPE.

🔤 UBL Un format 100 % données (XML), sans partie visuelle. Standard international très répandu, notamment dans les échanges structurés entre grandes organisations.

🔣 CII Un autre format 100 % données (XML), issu des travaux internationaux UN/CEFACT, utilisé notamment dans l’industrie et les grands groupes.

Lequel choisir ?

Pour la plupart des PME et TPE, le Factur-X est le plus simple : il ressemble à une facture PDF normale, tout en embarquant les données exigées. Vos clients voient une facture classique, et leur logiciel récupère automatiquement les données. L’UBL et le CII, purement techniques, concernent plutôt les grandes organisations dotées de systèmes d’échange automatisés.

Bonne nouvelle : ce n’est pas à vous de fabriquer le format à la main. Votre logiciel de facturation ou votre plateforme agréée s’en charge. L’important est de vous équiper d’outils compatibles et d’une chaîne de numérisation propre en amont.

Qui génère le bon format ?

Dans la pratique, la conversion au bon format est prise en charge par votre logiciel de facturation et par la plateforme agréée (ou le PPF) par laquelle transite la facture. Votre rôle se limite à émettre vos factures depuis un outil compatible et à numériser correctement vos documents entrants.

Ce que ça change pour vous

Concrètement, vous n’avez pas à devenir expert des formats. Ce qu’il faut retenir : il faut des outils compatibles et une bonne capture de vos documents papier. Pour le reste du cadre, voyez notre guide facture électronique et dématérialisation et la page numériser vers une GED.

Questions fréquentes

Le PDF est-il totalement interdit ?

Un PDF simple ne sera plus une facture électronique valable. En revanche le Factur-X, qui ressemble à un PDF mais embarque les données structurées, est parfaitement accepté.

Dois-je choisir moi-même le format ?

En pratique, c’est votre logiciel de facturation ou votre plateforme agréée qui génère le bon format. Votre rôle est surtout d’avoir des outils compatibles et une numérisation fiable en amont.

Factur-X, c’est vraiment un PDF ?

C’est un PDF amélioré : le document reste un PDF lisible à l’écran, mais un fichier de données structurées est caché à l’intérieur. Vous gardez le confort visuel du PDF, la machine gagne les données exploitables.