L’archivage électronique à valeur probante : conserver ses documents dans les règles

Stocker un document sur un serveur, ce n’est pas l’archiver. L’archivage électronique à valeur probante garantit qu’un document numérique reste intègre, lisible et opposable dans le temps, y compris face à l’administration ou en cas de litige. Un enjeu clé à l’heure de la facture électronique, qui impose de conserver ses factures sous forme numérique.

Archivage, stockage, GED : trois choses différentes

On confond souvent ces notions. Le stockage, c’est simplement poser un fichier quelque part : il peut être modifié, déplacé ou supprimé, sans aucune garantie légale. La GED organise et fait vivre vos documents au quotidien. L’archivage à valeur probante, lui, fige le document : il ne peut plus être altéré, sa date est certifiée, et son authenticité est tracée. C’est ce qui fait qu’il tiendra devant un contrôle fiscal ou un tribunal.

Ce qui donne la valeur probante

🔐 L’intégrité Le document est verrouillé par une empreinte numérique : impossible de le modifier après archivage sans que cela se voie.	🕒 L’horodatage Une date certifiée qui prouve quand le document a été archivé.
📜 La traçabilité Un journal des accès et des actions, conforme aux normes du coffre-fort numérique.	📁 La lisibilité durable Le document reste consultable pendant toute la durée légale de conservation.

Les normes de l’archivage électronique

Un archivage sérieux s’appuie sur des normes reconnues. La norme NF Z42-013 définit les spécifications d’un système d’archivage électronique (SAE) garantissant l’intégrité et la pérennité des documents. La norme NF Z42-020 encadre le composant coffre-fort numérique. Ces référentiels sont la garantie que votre prestataire respecte les bonnes pratiques. En cas de doute, vérifiez que la solution s’y conforme.

Combien de temps conserver ses documents ?

Les durées varient selon le type de document. À titre indicatif, voici les principales durées légales de conservation :

Type de document	Durée de conservation
Factures clients et fournisseurs	10 ans
Pièces comptables	10 ans
Documents fiscaux	Au moins 6 ans
Contrats commerciaux	5 ans (jusqu’à 10 ans dans certains cas)
Bulletins de paie (côté employeur)	5 ans

Ces durées sont données à titre indicatif. Pour un document précis, référez-vous aux durées légales officielles en vigueur.

Comment mettre en place un archivage à valeur probante

Trois étapes principales : numériser vos documents papier dans une qualité fidèle, les déposer dans un système d’archivage conforme (SAE ou coffre-fort numérique), puis appliquer les durées de conservation adaptées à chaque type de document. La GED et l’archivage travaillent souvent ensemble : la première gère le quotidien, le second sécurise le long terme.

Tout commence par une numérisation fidèle

Pour archiver un document papier, encore faut-il le numériser correctement, dans une qualité qui préserve toutes ses informations. C’est le rôle de votre copieur, première étape de la chaîne. Voir notre page numériser vers une GED et le contexte global sur notre guide facture électronique et dématérialisation.

Questions fréquentes

Un scan de facture a-t-il une valeur légale ?

Une numérisation seule ne suffit pas : il faut l’associer à un archivage à valeur probante (intégrité, horodatage, traçabilité) pour que le document soit opposable. La qualité de la numérisation reste toutefois la première condition.

Archivage et GED, c’est pareil ?

Non. La GED gère vos documents au quotidien. L’archivage électronique les conserve sur le long terme avec une valeur légale garantie.

Combien de temps garder ses factures ?

En règle générale, les factures se conservent au moins 10 ans au titre des obligations comptables. Un archivage à valeur probante vous garantit de tenir ce délai sans risque de perte ou d’altération.